J’utilise un truc un peu weird pour m’aider à organiser mes tâches en tant qu’entrepreneure.

Quand je dis que c’est weird parce qu’il y a quelques semaines, quand je l’ai montré à d’autres entrepreneurs et à une coach, ça a suscité des réactions.

Et on m’en a même reparlé récemment, en me mentionnant que ça avait été souligné dans un comité de suivi avec la direction d’un incubateur dans lequel l’une de mes entreprises est accompagné 😮 Que c’était une pratique non commune et que ça démontrait mes bonnes capacités de gestion (ok c’est le fun à entendre ça pareil).

Ben coudonc! Moi qui croyait que ce n’était pas révolutionnaire mon affaire, en fin de compte ça a peut-être quelque chose de particulier.

Aujourd’hui je t’explique c’est quoi, pourquoi je trouve que c’est une manière géniale de travailler et comment me copier.

​

​

Mon truc weird

C’est que je divise toutes mes tâches en fonction des “départements” concernés.

No joke, j’ai un département admin, un département ventes et marketing, un département de production, etc. (oui même en étant solopreneure)!

Ok mais d’abord, comme tu le sais peut-être, je ne suis pas QUE solopreneure. J’ai 2 entreprises.

​

​Calcule ça/GRISDD → je suis solopreneure

​Jay Photonics → on est 2 co-fondateurs, on a 1 employée et on travaille avec plusieurs personnes à l’externe (sous-traitants, un incubateur qui nous accompagne, plein de gens-ressources)

Et j’utilise cette même “technique” pour les deux.

Seule chose qui change: le nom et la classification des départements ne sont pas tout à fait pareils entre mes 2 entreprises parce que c’est assez différent de vendre du service versus de fabriquer des produits de haute technologie mais le concept est le même.

​

​

Pourquoi je trouve que c’est une manière géniale de travailler?

Parce que ça permet de voir toutes les tâches sur un pied d’égalité, en observant comment elles sont interreliées.

Et ça me permet de mieux observer si j’ai tendance à prioriser une catégorie versus une autre.

Ça a aussi d’autres avantages liés à comment j’établis mes prix et ma rentabilité.

​

Pour ma startup, comme c’est vraiment moi qui est en charge de la GESTION, ça me permet de garder un overview constant de ce qui doit être fait quand, même si ce n’est pas moi qui est en charge de tout.

Par exemple : je ne gère pas la R&D mais comme je gère les budgets et les ressources de la R&D, je dois m’assurer que tout “suit le plan” et que si non, vérifier si ça a un impact sur le reste des activités.

Ça me rappelle aussi que gérer justement, ça prend du temps et le simple fait de coordonner l’entreprise “as a whole”, c’est une tâche en soi.

​

En tant que solopreneure, j’applique même une rigueur supplémentaire à ma gestion départementale : je m’assure de dédier une fraction de mon temps seulement à chacun.

Par exemple, l’admin devrait prendre grosso modo 10% de mon temps seulement.

Si je constate que ça dépasse, je cherche à comprendre pourquoi, ce que je peux changer et évaluer si finalement ce n’est pas le temps de déléguer par exemple.

Inversement, mon département de production (mes heures facturables, mes mandats, ma création d’offres), prend aussi seulement une fraction de mon temps. Connaître l’espace que ça doit prendre dans mon horaire environ, ça me permet de mieux planifier la quantité de clients/projets que je peux prendre et éviter de me surcharger par exemple.

Cette répartition-là de mon temps, je l’ai même faite en me basant sur un ensemble de statistiques de l’industrie/de recherche que j’ai trouvé, pour m’assurer de garder une répartition saine.

​

Si tu veux en savoir plus sur ça et comment me copier pour l’utiliser aussi dans ton entreprise, j’en parle dans mon outil gratuit Budget-Temps : https://www.lebudgettemps.com/ et je le détaille davantage dans la mini-formation à laquelle tu as accès si tu es inscrit comme membre gratuit sur Calcule.ca​

Tu peux accéder à cette mini-formation ici : https://calcule.ca/outils/le-budget-temps/​

Mais tu dois être connecté pour voir le contenu sinon la page sera vide!

​

Pour revenir à mon explication de pourquoi à mon avis cette manière d’organiser les tâches est juste géniale 👇

C’est que c’est d’autant plus traître quand tu es la seule personne dans l’entreprise, de te voir comme un salarié qui est aussi son propre boss, alors qu’en réalité tu deviens toute l’entreprise et tous ses départements.

Ça, ça a un impact sur la gestion de ton temps : tu planifies différemment les choses si tu veux respecter un horaire décent.

Ça a aussi un impact sur tes tarifs parce que tu réalises que tes produits/services doivent aussi payer tes autres départements.

Peu importe la grosseur de ton entreprise, même si ton entreprise c’est juste toi et que dans le fond t’es un travailleur autonome, tu dois toujours penser à l’ensemble des fonctions de ton entreprise.

​

Même celleux qui se lancent à leur compte en espérant vivre de leur passion/zone de génie, la portion “arrière-scène” de rouler une activité d’affaires va prendre une certaine place dans l’horaire.

C’est pratiquement impossible de ne faire que l’activité-passion.

Prendre en compte tous les départements de l’entreprise dans l’organisation des tâches, même quand t’es en solo, c’est donc aussi se rappeler que ce temps non-facturable est nécessaire au fonctionnement.

Et bien planifier ses tâches non facturables, c’est aussi se rappeler et assumer qu’elles doivent être bien prises en compte dans les tarifs des produit/services.

​

En fin de compte, même si mon truc part d’abord de l’organisation des tâches, ça a un impact sur beaucoup plus.

​

Sur ce, je te souhaite une superbe journée et à bientôt!

​

Helene-Sarah

Fondatrice, Calcule ça​

👉 je suis aussi sur Linkedin | Instagram | Youtube​

​

P.S. On t'a transféré ce courriel et tu aimerais t'abonner à ma liste d'envoi pour ne pas manquer les prochains? Inscris-toi par ici️ ☀️ Je t'invite aussi à découvrir ma bibliothèque de ressources gratuites, Calcule.ca!

P.P.S. Voici même un sneak peak d’une de mes feuilles de suivi “départementale” pour Jay Photonics: